Del caos a la eficiencia: el secreto que tu ONG necesita

Por qué tu ONG necesita un CRM (aunque creas que no).

Si eres suscriptor de la newsletter de mi web, ya lo sabes: recomiendo a todas las entidades, sean del tamaño que sean, que implementen un CRM.

Incluso si la organización es totalmente voluntaria. Incluso si piensas que ya te apañas con las hojas de cálculo de Drive.

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Lo veo cada semana en mis auditorías, muchas veces no tenemos datos para saber en qué punto se encuentra la organización por la falta de un sistema de recopilación de información.

Por eso hoy me hace especial ilusión compartir contigo esta publicación de

Manuel Algara

, especialista en automatizaciones y procesos que trabaja con muchos tipos de organizaciones.

Manuel te explica por qué un CRM no es un lujo, sino una de las mejores decisiones que puedes tomar para ahorrar tiempo y aumentar las donaciones de tu ONG.

Y lo mejor: te guía con preguntas clave, cómo elegir el sistema adecuado y cómo empezar a implementarlo en tu organización con un ejemplo concreto.

Aquí va Manuel.

Puede que ya sepas que un CRM ayudaría a tu ONG

También sé que crees que con tu libreta o tu excel vas sobrado.

Y oye, puede ser, lo del excel, lo de la libreta seguro que no.

La palabra "CRM" puede sonar a algo gigantesco, reservado para ONGs con un ejército de empleados. Pero déjame decirte que existen CRMs súper sencillos y accesibles, incluso a medida, que no te harán vaciar la cartera ni tardarás 1 mes en tenerlos funcionando. Hablamos de opciones por menos de 50 euros al mes o incluso gratis.

Yo no lo necesito….

No soy comercial de CRM pero yo trabajo solo y lo uso para:

• Visibilidad total: Sé exactamente en qué estado está cada cliente y proyecto. No hay confusiones.

• Datos centralizados: Todos los detalles de mis clientes están en un solo lugar, así no tengo que estar pidiendo información una y otra vez.

• Hacer un buen seguimiento para aumentar mi conversión de leads a clientes.

• Avisos automáticos sobre el estado de cada lead.

• Dashboard con KPIs de negocio claves para tomar decisiones basadas en datos.

Todo esto aplica a tu ONG.

El CRM te ayuda a:

• Tomar decisiones basadas en datos no en opiniones.

• Gestionar tareas fácilmente: Puedes registrar todo tipo de información, desde el estado de las ayudas solicitadas hasta quién está encargado de cada tema. Así, no se te escapa nada.

• Centralizar tus contactos: Imagina poder registrar automáticamente a todas las personas que te interesan. Con un CRM, puedes automatizar el envío de datos.

  • Los formularios de tu web envían leads a tu CRM automáticamente.

  • Los leads que conoces en eventos también van directos al CRM.

  • Búsquedas semi-manuales que también saquen leads a tu CRM (más abajo te cuento una donde automatizamos buscar en google maps, la leche si quieres aumentar tu captación por área geográfica o barrios).

El beneficio principal no es decir que guay ahora tengo CRM sino decir, qué guay ahora cada uno de mis trabajadores ha mejorado su productividad un 10%. Eso significa que no necesitas contratar a más personas para incrementar tu número de socios en un 50%.

Vale Manuel, después de esta chapa pro CRM digamos que te creo.

¿Qué hago? ¿Cómo lo aplico a mi ONG?

No puedo darte un paso a paso detallado, porque todo depende de cómo trabajas. No es lo mismo que estés usando una libreta, un Excel básico, un Excel más avanzado o ya tengas un CRM, sea cual sea.

Pero seguro que te sirve lo siguiente:

Primero - Análisis de tu Estado Actual

• ¿Tenemos el listado de socios o algo similar en algún sitio? ¿En qué herramienta?

• ¿Funciona bien? Pregunta a tu equipo si han tenido problemas. No te quedes con suposiciones, sé riguroso.

• Costes Directos: ¿Qué estás gastando en tu sistema actual?

• Costes Indirectos: ¿Estás perdiendo tiempo en procesos lentos? Por ejemplo, si te toma demasiado tiempo hacer X o buscar la información, eso es un coste que debes considerar.

• Funcionalidades que faltan: No te agobies buscando cada opción posible. Concéntrate en lo esencial. ¿Qué es lo que realmente necesitas? Anótalo.

• ¿Todo el equipo sabe usarlo? Esto es importante, tener un cohete de la NASA no sirve de nada si nadie sabe pilotarlo.

Ahora que tienes claro tu estado actual, es hora de pensar en los beneficios y el coste de hacer el cambio.

Segundo - Beneficios y coste de cambiar

• Funcionalidades esenciales: ¿Qué características son imprescindibles para tu nuevo CRM? Haz una lista de lo que realmente necesitas para que funcione bien.

• Funcionalidades adicionales: ¿Qué funciones serían buenas pero no son imprescindibles?

• Conocimiento interno: ¿Tu equipo tiene conocimientos para investigar alternativas?

• ¿Necesitamos contratar a alguien para hacer ese análisis de mercado?

• Aplicaciones útiles: ¿Tienes en mente algunas aplicaciones que podrían servirte? Investiga y haz una lista.

• Solución técnica: ¿Necesitas asistencia para implementar la nueva solución?

• ¿Podemos empezar con cambios pequeños en el sistema actual?

Tenemos nuestro estado actual, tenemos los beneficios esperados. Ahora, es fundamental que cualquier nuevo sistema que implementes encaje bien con los procesos y tareas que ya tienes en marcha.

Tercero - Integración: Encaje en la organización

¿Qué procesos y tareas deben encajar?

• Piensa en cómo captas leads y socios.

• ¿Cómo haces marketing?

• ¿Cómo contactas a tus socios y clientes?

• ¿Cómo les solicitas información?

Si no tienes un sistema y quieres empezar a ser más eficiente y ganar tiempo un simple excel será mejor que nada pero te recomiendo ya que te pones coger algo más robusto. No puedo recomendarte un CRM porque hay decenas y trabajo con muchos de ellos. Pero al final del email te dejo mi ayuda.

Evaluación del CRM actual: Si ya estás utilizando un CRM, revísalo de manera constructiva. Migrar de un sistema a otro puede dar miedo, pero es posible. En la mayoría de los casos, hacer pequeñas adaptaciones es más sencillo que un cambio total, a menos que el coste de tu CRM actual sea excesivamente alto, en cuyo caso podría valer la pena buscar una opción más económica.

Ejemplo práctico: Mover leads automáticamente al CRM

Aquí un ejemplo detallado de todo el proceso. Caso inventado (o no tanto).

Para empezar integraríamos las herramientas que ya usas, como tu formulario web o tus campañas de marketing, cualquier lead acabará en el CRM con todos sus datos.

Como extra. Vamos a combinar la Automatización que busca clientes en google maps.

Usando esta Automatización que busca clientes en google maps por cercanía podemos encontrar potenciales clientes. Buscas por código postal por ejemplo y pones el tipo de negocio que buscar: “fábricas de X”.

La sincronizamos con nuestro CRM para que todos los leads encontrados se escriban en el CRM en estado “por contactar”. Dado que la Automatización extrae datos como la web, email o teléfono ya podemos empezar a contactar o pensar en enriquecer esos datos buscando el perfil en Linkedin o lo que sea.

Es decir, hemos ligado el proceso de captación de clientes al CRM y ahora podemos hacerles seguimiento en un “cerebro centralizado”.

Cualquier persona del equipo trabaja sobre el mismo sistema centralizado. Todo el equipo tiene toda la información disponible.

Luego podemos añadir avisos internos de “volver a contactar en 3 días” y nos avisará con todos los avisos o los vemos en el calendario. Pregúntale a cualquier experto en ventas. Un buen seguimiento aumenta la conversión a cliente.

Así es como se crean sistemas para ganar tiempo. Pensando en conjunto tu organización y tus procesos.

Cuarto - es hora de mover el culo

Para mejorar hay que moverse. Leer esto no te servirá de nada si no actúas.

Si alguien de tu equipo se maneja bien en estos temas asígnale la tarea y dile que tiene que estar hecha en 1 semana.

Si vas a hacerlo tú apúntatela en el calendario.

No lo digo en broma: si lees esto y no haces nada, es casi como si no lo hubieras leído.

Si lo que has leído te ha resonado pero no sabes por dónde empezar, no dudes en responder a este correo.

Estoy aquí para ayudarte y podemos programar una sesión de mapeo de procesos. Te aseguro que vamos a profundizar más allá de las preguntas que hemos tratado, pero son un buen punto de partida para prepararte.

Cualquier feedback sabes que tienes los comentarios abiertos!

Me despido dando las gracias a Enric por dejarme escribir en su casa y sabiendo que saldrán colaboraciones muy chulas de esta newsletter.

PD: En serio, muévete. Si no tomas acción seguirás en el mismo punto en 1 año. Puedes responder a este correo o cotillear en mi web: manuelalgara.com.